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簡易公司記帳概念+範本

May 28, 2022

會計及財務大多是開公司的人最苦惱的一環,從記帳到會計、稅務、核數等,這些詞語一聽見便頭痛。但根據公司法例,在公司成立後約18個月內便會收到第一份利得稅報稅表,收到後3個月內便要連同審計報告及報稅表一併提交至稅務局。

即使不是法例,有一盤好的帳目亦有助自己管理財務,知道公司的盈利及支出狀況。初學者可以自己做好記帳,在審計前才交由會計師代為完成「損益表」、「資產負債表」等。有不少公司可以從會計到審計一條龍處理,價錢視乎帳目的複雜程度,大多由數千元起跳。

如果你是初學者,或者不知道自己的記帳系統完善與否,一定要留意以下教學!

(一)帳目最基本的要求是每一筆交易都清楚紀錄,如果是支出,必需要把收據(receipt)留下。如果是收入,必需要發出收帳明細(invoice)給對方,並自己留下副本。按此取得收帳明細(invoice)的範本。

(二)五大類的帳目及最基本的增加減少記帳原則

紀錄帳目時,可以採用最基本的會計概念去紀錄好每一筆收支的來源 - 到底是現金、賒帳,或是債務、資本等。首先帳目分為五大類:

1. 資產 Asset

2. 負債 Liability

3. 資本 Capital

4. 收入 Income

5. 支出 Expenses

而每一筆帳都一定會有牽涉兩個或以上的類別 ——例如以現金支付支出會牽涉「支出」增加及「資產 - 現金」減少,以信用咭支付則為「支出」增加及「負債 - 信用咭」增加。不過,在會計概念裏,增加和減少並不與Debit和Credit直接對上,以下這個表格考起許多讀會計的考生。

用以上的方法,把每筆帳都記錄清楚。一個筆帳一定會有兩個類別或以上的增加及減少,Debit的總和亦一定會Credit的總和。以下為收入和支出的例子:

2030年1月20日

支出 Expenses - Finance Charges    Debit: $200

資產 Asset - Cash and Bank              Credit: $200

Remark: 銀行收取200元的每月服務費

2030年1月21日

資產 Asset - Account Receivable (Client: ABC)      Debit: $15,000

資產 Asset - Cash and Bank                                     Debit: $15,000

收入 Income - Advertising Fee                                 Credit: $30,000

Remark: 為客戶ABC提供廣告服務,收入為$30,000,先付費一半,廣告完成時才付另一半。

2030年2月30日

資產 Asset - Cash and Bank                                     Debit: $15,000

資產 Asset - Account Receivable (Client: ABC)      Credit: $15,000

Remark: 為客戶ABC廣告完成,轉帳$30,000。

以上的例子看到,Debit和Credit總和一定是一樣的。而收入和支出的類別要分清楚,從哪裏支帳(例如銀行、信用咭、賒帳等亦要紀錄清楚)。根據這樣的原理,所有帳目的Debit和Credit總和亦會一定一樣,確保記帳的準確性。

(三)除了現金及銀行帳戶、信用咭等,以下四大類資產 Asset及負債 Liability帳目要學懂!

在以上的收入例子中,與日常情況相似,涉及「先開單、後找數」,因此下面的四大會計項目要學懂!

1. Account Payable,屬於負債 Liability,用於仍未繳清的欠款,例如你向對方買了貨物或服務。

2. Account Receivable,屬於資產 Asset,用於對方仍未付清的帳目,例如對方向你買了貨物或服務。

3. Received in advance,屬於負債 Liability,用於對方預先繳付的清況,例如先付後使用的年票服務。

4. Paid in advance,屬於資產 Asset,用於你預先繳付的清況,例如預先繳付一年的租金等。

其它常見的資產 Asset帳目亦包括你預先繳付的租金按金(Rental Deposit)。如果是客戶先向你繳付按金,便是負債 Liability中的Deposit Received。你可以按照你的需要建立適合的帳目,在月底清理帳目時便可一目了然。

(四)而支出方面,四大類支出助你分門別類!

第一大類的支出為Cost of Good Sold,這是直接與你收入有關的支出!清楚紀錄可以把毛利計算清楚,知道公司的盈利空間。(註:毛利為收入Revenue減去售出成本Cost of Good Sold)

如果你是生產產品的公司,Cost of Good Sold應該包含你產品的生產直接成本,例如原材料、手工費、運輸原材料的費用等。

如果你是買賣貨物的交易公司,Cost of Good Sold應該包含你買貨物的成本。

如果你是軟件公司,Cost of Good Sold應該包含伺服器、使用其它軟件或API的成本等,主要為維持軟件運作的成本。而開發成本則計算在內,因為開發成本為資產投入的一部份,如果不懂如何記此部份的帳,可先把這個類別劃分出來,記在資產Asset下面。

第二大類為人工Salary,第三大類為租金Rent,而第四大類為Administrative Expenses。

其它支出可根據支出多少再決定是否開出一個類別,例如如果市埸推廣成本較高的話,可以分出Marketing Expenses的類別。難以分類,而數額不大的話可以歸納為Other Expenses。清楚標註分類可以幫助我們控制成本。

以上並非完全符合國際會計標準,但絕對適合不懂會計的公司老闆以及你的會計、核數師使用。而最好每月都騰出時間清理及核對帳目,包括核對銀行帳單、收據、補發invoice等。然後每個季度或每半年可以整理一次簡單的損益表,供自己參考利潤情況。

範本下載:https://bit.ly/3lNwcHn